Proforma Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?
Proforma Fatura Oluşturma Rehberi
Müşterilerine yeni hizmet vermeye başlayan girişimciler ve uluslararası ticaret yapan firmalar için ne tür fatura kesecekleri oldukça kafa karıştıran konulardan biridir. Bu noktada proforma fatura devreye girer. Proforma fatura, teklif faturasıdır ve ticari işlemlerde büyük bir rol oynamasına rağmen, herhangi bir mali yükümlülük taşımaz. Ön fatura niteliğindeki bu belge, özellikle büyük çaplı alımlarda bir teklife ve planlamaya ihtiyaç duyulacağı zamanlarda kullanılır. Bu yazımızda, proforma faturanın amacı nedir, nasıl hazırlanır, fatura yerine geçer mi ve normal faturadan temel farkları nelerdir gibi tüm sorularınıza net cevaplar bulacaksınız.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, bir mal veya hizmetin satışına ilişkin olarak satıcı tarafından alıcıya verilen ancak ödeme talep etmeyen ve yasal açıdan fatura yerine geçmeyen bir ön belgedir. Bu fatura cinsi, satış öncesinde hazırlanarak müşteriye sunulur. Uluslararası ticarette sıklıkla kullanıldığı için "Uluslararası Satış Sözleşmesi" olarak da nitelendirilmektedir. Proforma fatura düzenlendiğinde KDV, gelir vergisi veya damga vergisi gibi herhangi bir vergi yükümlülüğü oluşmaz.
Proforma Faturanın Amacı Nedir?
Temel amacı, karşı tarafa alış ya da satış işlemi hakkında detaylı bilgi vermek ve ödenecek olan toplam tutara dair teklif sunmaktır. Bu belge, alıcının ürünlerin niteliğine, fiyatına, indirimlere, teslimat şartlarına ve ödenecek toplam tutara dair bilgi sahibi olmasını sağlar. Aynı zamanda alım için izin, peşinat alınması gereken durumlarda finansal kurumlarca talep edilebilir ve ticari işin temel şartlarının netleşmesinde belirleyici rol oynar.
Proforma Faturayı Kim Düzenler?
Proforma fatura genellikle satıcı tarafından düzenlenir. Satıcı, alıcıya teklif sunmak, ürün veya hizmetin detaylarını açıklamak ve siparişin şartlarını belirtmek amacıyla belgeyi hazırlar. Alıcının talebi üzerine proforma fatura düzenlenmesi de sık rastlanan bir durumdur. Proforma fatura, ticaretle uğraşan her ticari işletme tarafından kesilebilir.
Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?
Proforma faturanın en büyük özelliği, satış sırasında değil, nihai satıştan önce düzenlenmesidir. Belgenin üzerinde mutlaka "Proforma Fatura" ibaresinin bulunması zorunludur. Proforma, alıcı ve satıcı arasındaki satış şartları henüz tam olarak onaylanmadığında, geçici bir taahhüt niteliği taşır. Ayrıca, bağlayıcı bir hükmü olmadığı için gelir gider defterine kayıt olarak işlenmesi zorunlu değildir.
Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler
Proforma faturada bulunması gereken bilgiler resmi bir mevzuatla belirlenmemiş olsa da, anlaşmanın şeffaflığı için kritik öneme sahiptir. Bu bilgiler şunlardır: Faturanın tarihi, alıcı ve satıcının bilgileri (isim/unvan, adres), mal veya hizmet cinsi, miktarı, birim fiyatı, teslim şekli (FOB, CIF vb.), ödeme şekli, navlun ve sigorta prim tutarları, teklifin son geçerlilik tarihi ve düzenleyenin imzası. Ayrıca yurt dışı işlemlerinde malların menşei, ağırlığı ve satış yapılacak para birimi de belirtilmelidir.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Bu tür bir belgeyi hazırlarken hazır bir şablon veya ön muhasebe programı kullanmak süreci kolaylaştırır. Belge üzerinde mutlaka "Proforma Fatura" ibaresine yer verilmelidir. Genellikle antetli kağıt kullanılması tavsiye edilir. Proforma fatura düzenlenirken sağ üst köşeye proforma numarası ve tarih; sol üst köşeye ise satıcı ve alıcı bilgileri yerleştirilir. Sayfanın orta kısmında ise, satılacak ürün ve hizmete dair açıklamalar, miktarı, birim fiyatı ve toplam tutar bulunur. Tüm bilgilerin eksiksiz ve doğru olması, olası sorunların önüne geçer.
Proforma Faturanın Normal Faturadan Farkı Nedir?
Temel fark hukuki bağlayıcılıktadır. Proforma fatura, satış öncesinde hazırlanan ön bilgi ve teklif niteliğindedir; mali yükümlülüğü yoktur ve muhasebe kayıtlarına işlenmez. Normal (Ticari) fatura ise satışın tamamlanmasının ardından düzenlenen resmi, yasal geçerliliği olan bir belgedir ve alıcıdan ödeme talep eder. Normal fatura, hem alıcı hem de satıcının defterine kayıt yapılmasını zorunlu kılar.
Proforma Faturalar En Sık Hangi İşlemlerde Kullanılır?
Proforma faturalar en sık dış ticaret sektöründe, yani ihracat ve ithalat işlemlerinde kullanılır. Uluslararası Ticaret Sözleşmesi olarak da bilinen bu belge, alıcıların gümrük işlemlerini başlatabilmesi, bankalardan kredi (akreditif) başvurusu yapabilmesi veya sipariş vermeden önce şartları netleştirmesi amacıyla düzenlenir. Çoğunlukla büyük çaplı alım satım işlemlerinde düzenlense de küçük ölçekli alışverişlerde de kullanımına rastlanır.
Proforma Fatura Nerede Kullanılır?
Proforma fatura ithalat ve ihracat işlemlerinin yanı sıra, yurt içinde de alıcının büyük bir alım için ön teklif istediği durumlarda kullanılır. Örneğin, bir alıcının alım için şirket içinde izin alması veya peşinat ödemesi gerekirse, proforma fatura talep edebilir. Proforma faturalar, sevk/yükleme öncesi hazırlanarak ticari anlaşmanın şartlarını gösterir.
Proforma Fatura, Fatura Yerine Geçer mi?
Hayır, geçmez. Proforma fatura resmi bir belge olmadığı, sadece teklif niteliği taşıdığı ve herhangi bir mali yükümlülüğü bulunmadığı için yasal olarak fatura yerine geçmesi mümkün değildir. Bir satış işlemi gerçekleştiğinde, ödeme talebini bildiren nihai satış faturasının düzenlenmesi yasal bir şarttır.
Proforma Fatura Ne Zaman Alınır?
Proforma fatura, bir mal veya hizmetin satış işlemi öncesinde teklif vermek amacıyla düzenlenir ve karşı tarafa gönderilir. Siparişin şartlarının, fiyatının ve teslimat koşullarının müzakere edildiği aşamada, yani satış kesinleşmeden hemen önce hazırlanır.
Proforma Fatura Örneği
Proforma fatura örneği incelenirken, belgenin kurumsal bir görünüme sahip olmasına dikkat edilir. Örnekte genellikle satıcı ve alıcı bilgileri, proforma numarası, ürün açıklaması, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı yer alır. Bu fatura örneği Excel üzerinden oluşturulabileceği gibi, ön muhasebe yazılımları üzerinden de standart şablonlar kullanılarak hızlıca hazırlanabilir.
Proforma Faturada Kaşe Olur mu?
Proforma faturada kaşe kullanılması şart değildir, ancak kaşe kullanılabilir. Kaşe kullanılsa veya faturada imza olsa bile, bu durum proforma faturayı geçerli, gerçek bir fatura yerine koymaz. Proforma faturaların kaşelenmesi, genellikle alıcının teklifi şartlı olarak kabul ettiği anlamına gelir ve nihai satış öncesi bir taahhüt için kullanılabilir.
Faturaport İle Proforma ve E-Fatura Süreçlerini Kolaylaştırın!
Proforma fatura nedir ve nasıl hazırlanır karmaşasını Faturaport ile çözün. Faturaport'un ön muhasebe programı, size hem yasal gerekliliklere uygun nihai satış faturalarını hem de profesyonel proforma fatura örneklerini kolayca oluşturma imkanı sunar.
Siz de Faturaport’un hızlı ve hatasız faturalama çözümleriyle tanışmak için hemen