E-Fatura Düzenlerken En Çok Yapılan 5 Hata
E-fatura sistemleri işletmeler için büyük kolaylık sağlasa da, dijital süreçlerde yapılan küçük bir hata, vaktinizi, enerjinizi ve hatta paranızı kaybetmenize neden olabilir. Özellikle yeni başlayanlar veya yoğun tempoda çalışanlar için e-fatura düzenleme sürecinde yapılan hatalar, fatura iptali karmaşasına ve gereksiz zaman kaybına yol açar. Bu e-fatura rehberinde, kullanıcıların en sık karşılaştığı e-fatura hatalarını ve bu maliyetli hatalardan nasıl kaçınacağınızı adım adım inceleyeceğiz.
İyi okumalar dileriz.
1. E-Fatura Türünü Yanlış Seçme Hatası
E-fatura hatalarının başında, faturanın türünü yanlış seçmek gelir. Türkiye’de temel olarak üç fatura tipi kullanılır:
- Temel Fatura: Ticari bir anlaşmazlık beklemediğiniz, direkt kabul edilmesi gereken durumlarda kullanılır.
- Ticari Fatura: Faturanın kabul edilmeden önce iade veya itiraz sürecine açık olması gereken durumlarda kullanılır.
- İstisna/Muafiyet Faturası: KDV muafiyeti veya istisnası olan işlemler için kullanılır.
Yanlışlıkla Ticari Fatura göndermek, müşterinizin faturayı süresiz olarak bekletmesine neden olabilirken, yanlış İstisna Faturası kesmek vergi cezası riskini doğurur. E-fatura düzenleme sürecinde, alıcının unvanına ve işlem türüne dikkat edin.
2. İptal/İtiraz Süreçlerini Karıştırma Yanılgısı
Sistemde en sık sorulan sorulardan biri, "Hatalı kestiğim e-faturayı nasıl iptal edebilirim?" sorusudur. Fatura iptali süreci, faturanın türüne ve alıcının tepkisine göre değişir:
- Temel Fatura: Alıcı faturayı kabul ettikten sonra iptal/iade işlemleri ancak harici yöntemlerle (Noter, KEP, vb.) ya da iade faturası kesilerek yapılabilir.
- Ticari Fatura: Alıcı, yasal süre içinde (genellikle 8 gün) faturaya itiraz edebilir veya reddedebilir. Reddedilen fatura otomatik olarak iptal edilmiş sayılır.
Bu e-fatura rehberi kuralını aklınızdan çıkarmayın: Hatalı faturayı fark ettiğiniz an, alıcı ile iletişime geçerek süreci doğru yönetmelisiniz.
3. VKN/TCKN Bilgilerindeki Hatalar ve Sonuçları
E-fatura düzenleme sırasında en basit görünen ancak en ciddi e-fatura hatalarından biri, Alıcı Bilgileri (Vergi Kimlik Numarası/T.C. Kimlik Numarası) ve ad-unvan eşleşmesidir. Sistemler bu bilgileri GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) üzerinden kontrol eder. Eğer VKN/TCKN hatalıysa, fatura alıcıya ulaşmaz ve GİB nezdinde geçersiz sayılabilir. Bu durum, faturanın yasal yükümlülüklerini yerine getirememenize neden olur.
4. Zorunlu Alanları Eksik veya Yanlış Doldurma
E-faturada bulunması gereken zorunlu alanlar (Tarih, Para Birimi, Ödeme Şekli vb.) atlanırsa, fatura geçersiz olur. Özellikle iskonto, vergi oranları, KDV muafiyet kodu ve GTİP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu) gibi teknik alanlarda yapılan yanlışlar, muhasebesel e-fatura hatalarına yol açar. Dijital ön muhasebe programları, bu alanların otomatik doldurulması veya zorunlu kılınması sayesinde bu tür hataların önüne geçer.
5. Yasal Saklama Sürelerini İhmal Etme
Bir faturanın düzenlenmesi kadar, onun güvenli bir şekilde saklanması da önemlidir. E-fatura rehberi olarak şunu unutmayın: Yasal saklama süresi 10 yıldır. Sistemden sildiğiniz faturanın sorumluluğu sizde kalmaya devam eder. Kullandığınız güvenli e-fatura sisteminin, bu 10 yıllık süre boyunca faturalarınızı dijital ortamda, erişilebilir ve yasal mevzuata uygun şekilde sakladığından emin olmalısınız.
Faturaport İle Hata Riskini Sıfıra İndirin!
E-fatura hatalarından kaçınmanın en kesin yolu, güvenilir, otomatik ve kullanıcı dostu bir sisteme geçmektir. Faturaport e-fatura uygulaması, VKN/TCKN kontrolü, otomatik alan doldurma ve yasal süreçlere uyumlu fatura iptali mekanizmaları sayesinde e-fatura düzenleme sürecinizi basitleştirir. Tüm e-fatura rehberi kurallarını otomatik olarak uygulayan bir sisteme geçerek maliyetli hatalardan kurtulun.
Hemen