Fatura Sorgulama Nedir? E-Fatura ve E-Arşiv Sorgulama Rehberi
Fatura Sorgulama Nedir, Nasıl Yapılır?
Ticari hayatta aldığınız her e-fatura veya e-arşiv fatura, mali kayıtlarınızın ve vergi beyanlarınızın temelini oluşturur. Ancak bu dijital belgelerin geçerli ve doğru olduğundan emin olmak, olası cezai yaptırımlardan kaçınmak için şarttır. Bu noktada fatura sorgulama ve doğrulama işlemleri devreye girer. Bu yazımızda, fatura sorgulama nedir, e-fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır, e-arşiv fatura doğrulama adımları ve e-fatura görüntüleme süreçleri gibi tüm kritik konuları adım adım inceleyerek, yasal uyumluluğunuzu güvence altına alıyoruz.
Fatura Sorgulama Nedir?
Fatura sorgulama, işletmelerin elektronik ortamda düzenlenen (e-fatura veya e-arşiv fatura) bir belgenin Vergi Usul Kanunu’na (VUK) uygun olarak Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminde kayıtlı olup olmadığını, yasal geçerliliğini ve içeriğinin doğruluğunu kontrol etme sürecidir. Bu işlem, alınan bir faturanın sahte olup olmadığını veya yasal statüsünü (örneğin iptal edilip edilmediğini) teyit etmek için kritik öneme sahiptir.
E-Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
E-fatura sorgulama işlemi, GİB'in resmi sistemleri veya özel entegratörünüzün platformu üzerinden gerçekleştirilir. Sorgulama genellikle fatura numarası, düzenleme tarihi ve faturada yer alan Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C. Kimlik Numarası bilgileri girilerek yapılır. Bu sorgulama ile faturanın GİB sistemine ulaşıp ulaşmadığı ve hangi durumda (Kabul Edildi, Reddedildi, vb.) olduğu kontrol edilir.
E-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?
E-arşiv fatura sorgulama işlemi de GİB'in e-Arşiv Portalı üzerinden yapılır. Bu sorgulama için faturanın üzerinde bulunan e-arşiv fatura numarası, toplam tutar ve faturayı düzenleyen firmanın VKN'si gibi temel bilgiler kullanılır. E-arşiv faturanın dijital ortamda yasal olarak düzenlendiği ve GİB'e raporlandığı bu işlemle teyit edilir.
E-Fatura Doğrulama İşlemleri Nasıl Yapılır?
E-fatura doğrulama (diğer adıyla e-fatura geçerlilik sorgulama), faturanın sadece sistemde kayıtlı olup olmadığını değil, aynı zamanda içeriğinin bütünlüğünü de kontrol etmeyi amaçlar. Bu işlem, genellikle faturanın Evrensel Tekil Tanımlama Numarası (ETTN) veya zarf ID'si kullanılarak GİB'in resmi doğrulama araçları üzerinden yapılır. Doğrulama, faturanın elektronik imza (E-İmza) veya mali mühür ile usulüne uygun imzalandığını da teyit eder.
E-Arşiv Fatura Doğrulama İşlemleri Nasıl Yapılır?
E-arşiv fatura doğrulama, faturanın üzerindeki doğrulama kodu, fatura numarası ve toplam tutar bilgileri kullanılarak GİB'in e-Arşiv Sistemi Doğrulama ekranından yapılır. Bu işlem, e-arşiv faturanın elektronik olarak düzenlendiği andaki içeriğinin daha sonra değiştirilmediğini ve yasal olarak geçerli olduğunu ispatlar.
E-Fatura ve E-Arşiv Sorgulama ve Doğrulama Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Sorgulama sırasında en çok dikkat edilmesi gerekenler şunlardır: Birincisi, fatura numarasının ve ETTN'nin tam ve doğru girilmesi. İkincisi, fatura üzerinde yazan toplam tutarın (kuruş hanesi dahil) sorgu ekranındaki tutarla birebir eşleşmesi. Üçüncüsü, faturayı düzenleyen firmanın e-fatura mükellefi sorgulamasının yapılması ve alıcı/satıcı VKN'lerinin doğru olması. Bu dikkat, muhasebe kayıtlarınızın doğruluğunu ve vergi uyumunu sağlar.
E-Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?
Gelen e-faturalar, özel entegratörünüzün kullanıcı paneline düşer ve buradan kolayca görüntülenebilir. GİB portal kullanıcıları ise GİB'in kendi portalı üzerinden sisteme giriş yaparak faturanın XML dosyasını görüntüleyebilir. Görüntüleme sırasında belgenin yasal formatı (UBL-TR) korunarak, anlaşılır bir formatta sunulur.
E-Arşiv Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?
E-arşiv faturalar, genellikle satıcı tarafından alıcının e-posta adresine PDF formatında gönderilir. Bu faturaların yasal geçerliliği, üzerinde yer alan doğrulama kodu ile GİB'in e-Arşiv Doğrulama sistemi üzerinden kontrol edilebilir. Özel entegratör kullanan alıcılar, kendilerine kesilen e-arşiv faturaları da entegratör panelinde kolayca görüntüler ve arşivler.
E-Fatura Mükellef Sorgulama İşlemi
E-fatura mükellef sorgulama işlemi, GİB'in resmi "Kayıtlı Kullanıcılar Listesi" sayfası üzerinden yapılır. Bu işlem, ticari işlem yapacağınız firmanın zorunlu olarak e-fatura kesmesi gerekip gerekmediğini anlamanızı sağlar. Alıcı veya satıcının e-fatura mükellef sorgulamasını yapmak, yanlış fatura türü (örneğin e-arşiv yerine kağıt fatura) kesme riskini ortadan kaldırır ve fatura doğrulama sürecinin ilk adımını oluşturur.
Faturaport: Fatura Sorgulama ve Doğrulama Artık Çok Kolay!
Fatura sorgulama ve e-fatura doğrulama süreçleri, Faturaport'un ön muhasebe çözümleriyle otomatikleşir. Faturaport, size gelen tüm e-fatura ve e-arşiv faturaları anında görüntülemenizi ve yasal gerekliliklere uygunluğunu kolayca kontrol etmenizi sağlar.
Siz de Faturaport'un hızlı fatura sorgulama ve görüntüleme çözümleriyle tanışmak için hemen