e-Faturada Merkez/Şube Ayrımı Nasıl Gösterilir?

Birden fazla şubesi olan bir işletme e-fatura keserken ya da alırken "bu fatura hangi şubeye ait?" sorusuyla karşılaşır. Fatura vergi numarası her zaman merkeze ait olduğundan şube bilgisi fatura üzerinde ayrıca belirtilmediği takdirde alıcı ya da gönderici şubeyi ayırt etmek zorlaşır.

GİB'in resmi açıklamalarına göre e-faturada merkez/şube ayrımı yapılabilmektedir — ancak kullandığınız yönteme (GİB Portalı veya entegrasyon/özel entegrasyon) göre uygulama farklılaşmaktadır.

Neden Merkez/Şube Ayrımı Gerekebilir?

Türkiye'de her şube ayrı bir vergi mükellefiyeti taşımaz; şubeler merkeze bağlı olarak tek VKN altında faaliyet gösterir. Bu nedenle e-fatura her durumda merkeze ait VKN üzerinden düzenlenir. Ancak şu durumlarda fatura üzerinde şube bilgisinin görünmesi gerekebilir:

• Alıcı firmanın farklı şehirlerde birden fazla şubesi varsa ve fatura belirli bir şubeye aitse
• Satıcı tarafında da şubeye ait teslimat ya da hizmet söz konusuysa
• Muhasebe ve maliyet takibinde şube bazında ayrıştırma yapılıyorsa
• Şube adresinin faturada görünmesi lojistik ya da sözleşme açısından önem taşıyorsa

Yöntem 1: GİB Portalında Manuel Giriş (Portal Kullanıcıları İçin)

GİB Portalı üzerinden e-fatura düzenleyen kullanıcılar, fatura ekranında şube bilgisini şu şekilde ekleyebilir:

Gönderici (Satıcı) şubesi için: Fatura hazırlama ekranında "Ad Soyad / Ünvan" bölümüne firmanın unvanının yanına şube adı veya şube kodu eklenebilir. Örneğin:

ABC Ticaret A.Ş. — Kadıköy Şubesi

Ayrıca ilgili şubenin adres bilgileri de adres alanına girilebilir; bu sayede merkez adresi yerine şubenin bulunduğu adres faturada yer alır.

Alıcı (Müşteri) şubesi için: Fatura alıcısı kısmının "Ad Soyad / Ünvan" bölümüne benzer şekilde şube bilgisi eklenir ve alıcının ilgili şubesinin adresi girilir.

Not: Bu yöntemde VKN değişmez. Şube bilgisi yalnızca faturanın görsel (XSLT) katmanında metin olarak yer alır; GİB sistemi VKN üzerinden doğrulamayı merkez nezdinde yapar.

Yöntem 2: Entegrasyon / Özel Entegrasyon Yöntemi (UBL-TR AgentParty Alanı)

Portal üzerinden yükleme modülü kullanan ya da entegrasyon/özel entegrasyon yöntemiyle e-fatura gönderen işletmeler için merkez/şube ayrımını göstermenin teknik yolu UBL-TR Ortak Elemanlar Teknik Kılavuzunda belirtilmiştir.

Kılavuzun 2.2.20 Party bölümünde tanımlanan AgentParty alanı, ilgili şubenin bilgilerini taşımak amacıyla kullanılır.

AgentParty Alanı Nedir?

AgentParty, UBL-TR standardında bir "Party" (taraf) nesnesinin alt elemanıdır. Bir faturada hem AccountingSupplierParty (satıcı) hem de AccountingCustomerParty (alıcı) tarafının içinde kullanılabilir.

İki Yöntemin Karşılaştırması

Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar

VKN değişmez: Şube ayrımı ne yöntemle yapılırsa yapılsın, faturada yer alan VKN her zaman merkeze aittir. GİB sistemi VKN doğrulamasını merkez nezdinde gerçekleştirir.

Şube ayrımı zorunlu değildir: GİB mevzuatı faturada merkez/şube ayrımı yapılmasını zorunlu kılmamaktadır. Bu uygulama, işletmenin kendi iç muhasebe ve lojistik ihtiyaçlarına göre tercihli olarak yapılır.

XSLT görselliği ile XML verisi çelişmemeli: Faturanın görsel çıktısında (XSLT) gösterilen şube bilgisi, XML veri katmanındaki bilgiyle tutarlı olmalıdır. GİB mevzuatına göre çelişki durumunda XML'deki veri esas alınır.

Entegratör desteği gerekebilir: AgentParty alanının doğru doldurulması için kullandığınız e-fatura entegratörünün ya da yazılımının bu alanı desteklemesi gerekir. Destek almak için entegratörünüze danışın.

Sık Sorulan Sorular

Her şube ayrı e-fatura mükellefiyeti kurmak zorunda mı? Hayır. Şubeler merkeze bağlı olarak aynı VKN altında e-fatura gönderip alabilir. Ayrı mükellefiyet kurulmasına gerek yoktur.

Şube bilgisini faturaya eklemek zorunlu mu? Hayır. GİB mevzuatı bunu zorunlu kılmamaktadır. Şirketin iç ihtiyaçlarına göre tercihli olarak uygulanır.

AgentParty alanı e-arşiv faturada da kullanılabilir mi? E-arşiv fatura da UBL-TR standardına dayandığından teknik olarak benzer yaklaşım izlenebilir; ancak uygulamadan önce kullandığınız platformun desteğini ve güncel kılavuzları kontrol etmeniz önerilir.

Şube adresini faturada göstermek için ne yapmalıyım? Portal kullanıcıları adres alanına şube adresini manuel girebilir. Entegrasyon kullanıcıları ise AgentParty alanı altındaki PostalAddress elemanına şube adresini ekleyebilir.

Faturayı hangi şubeye gönderdiğimi nasıl belirtirim? Alıcı taraf (AccountingCustomerParty) içindeki ünvan/adres alanlarına ya da AgentParty alanına alıcı şubenin bilgilerini girerek belirtebilirsiniz.

Faturaport ile Merkez/Şube Faturalarını Kolayca Yönetin

Faturaport üzerinden e-fatura düzenlerken alıcı ve gönderici bilgilerine şube adı ve adres eklemek son derece pratiktir. Birden fazla şubesi olan işletmeler, tüm şubelerine ait e-fatura ve e-arşiv fatura akışını tek panel üzerinden yönetebilir; şube bazında fatura geçmişini kolayca filtreleyebilir. 14 gün ücretsiz deneme imkânıyla başlayabilirsiniz.