E-Fatura Durum Kodları Anlamları ve Çözümleri
E-Fatura Durum Kodu Nedir? Sistemdeki Anlamları ve Önemi
E-fatura sisteminde işlemler dijital ortamda yürütüldüğü için her aşamanın doğru ilerlemesi, e-fatura durum kodlarının doğru anlaşılmasıyla mümkündür. Birçok kullanıcı için bu kodlar karmaşık gelebilir ve "e-fatura neden hataya düşer?", "e-fatura kuyrukta ne demek?" gibi sorular akıllara gelir. Bu yazımızda, e-fatura durum kodu nedir, bu kodlar ne işe yarar ve en sık karşılaşılan e-fatura hata kodlarının teknik nedenleri ile çözüm yollarını detaylıca inceleyerek, fatura akışlarınızı şeffaf, kontrollü ve yasal uyumlu hale getiriyoruz.
E-Fatura Durum Kodu Nedir?
E-fatura durum kodu nedir? Bu kodlar, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminde bir e-faturanın gönderildiği andan alıcıya ulaştığı ana kadar hangi aşamada olduğunu gösteren sayısal ifadelerdir. Her kod, fatura gönderim sürecinde belirli bir statüyü ifade eder. GİB, sistemde ortak bir standart sağlamak amacıyla her faturaya, o faturanın güncel durumunu gösteren özel bir GİB durum kodu atar. Bu kodlar, işletmelerin hem gönderim sürecindeki aksaklıkları hızlıca tespit etmesine hem de yasal işlemleri şeffaf biçimde takip etmesine olanak tanır. Her e-fatura hata kodu, bir sorunun kaynağını işaret eder ve doğru çözümü bulmanız için kritik öneme sahiptir.
E-Fatura Zarf, ETTN ve Teknik Kavramlar
E-fatura zarf ID nedir? E-faturalar, özel entegratör altyapısı üzerinden elektronik zarflar içerisinde toplu olarak GİB'e iletilir. Zarf ID, bu zarfa sistem tarafından atanan numaradır. ETTN nedir? ETTN (Elektronik Ticari Takip Numarası), her faturaya özgü ve benzersiz bir şekilde tanımlanan dijital kimlik numarasıdır. Bu numara, faturanın mükerrer gönderimini önler ve izlenebilirliğini sağlar. E-fatura hash değeri nedir? Faturanın içeriğinin değiştirilmediğini kanıtlayan, matematiksel bir fonksiyonla oluşturulmuş eşsiz parmak izidir. E-fatura etiket bilgisi nedir? Alıcı ve göndericinin GİB sistemi içerisindeki posta kutusu (PK) veya gönderici birim (GB) adresidir.
Başlangıç ve İşlem Süreçlerini Belirten Kodlar
İşlemin GİB sistemine alındığını ve işlendiğini gösteren kodlar, gönderimin başarıyla başladığını teyit eder:
1000 - Zarf Kuyruğa Eklendi: E-fatura zarfı GİB'e gönderilmiştir ve işlenmek üzere sıraya alınmıştır. Bu aşamada zarfın durumu "e-fatura kuyrukta ne demek" sorusunun cevabıdır ve genellikle GİB'deki yoğunluktan kaynaklanır.
1100 - Zarf İşleniyor: Merkez Birimde sırası gelen zarfın işlenmeye başladığını ifade eder. Zarf bu aşamada şema ve schematron kontrollerinden geçer. Bu kodlar alındığında, e-faturanın ERP statüsü "GİB'e gönderildi" olarak güncellenir ve beklemek gerekir.
1200 - Zarf Başarıyla İşlendi: Zarf, GİB'in tüm teknik ve kontrol aşamalarından geçmiştir ve merkez sistemde bir hata almamıştır. Bu, e-faturanın alıcıya gönderileceği anlamına gelir. Bu aşamadan sonra alıcının sistemine iletilmesi beklenir.
Teknik Hata Kodları (11XX Grubu) ve Çözümleri
Bu kodlar, faturanın GİB sisteminde işlenemediğini gösteren kritik e-fatura hata kodlarıdır ve genellikle göndericiden kaynaklanır. Bu kodlar alındığında süreç sonlanır, fatura alıcıya iletilmez ve yeniden gönderim zorunludur:
1160 - XML Şema Kontrolünden Geçemedi: E-fatura XML dosyasının GİB'in belirlediği yapısal standartlara uymaması. Çözüm: XML yapısı düzeltilerek yeniden gönderilmelidir.
1163 - Gönderilen Zarf Sistemde Daha Önce Kayıtlı Olan Bir Faturayı İçermektedir: Aynı ETTN numarası ile mükerrer gönderim yapmaya çalışılması. Çözüm: Fatura tekrar gönderilmez, önceki işlemin kontrol edilmesi gerekir.
1177 - Geçersiz İmza: Faturayı imzalayan e-imzanın veya mali mühürün geçerlilik süresi bitmiş veya doğrulanamamış olması. Çözüm: İmza kontrolü yapılmalı ve fatura yeniden imzalanıp gönderilmelidir.
1181 - Adres Bulunamadı: Alıcının VKN/TCKN bilgisi ile e-fatura etiket bilgisinin GİB sisteminde eşleşmemesi. Çözüm: Alıcının güncel etiket bilgisi teyit edilerek yeniden gönderim yapılmalıdır.
Alıcıya İletim ve Zaman Aşımı Kodları (12XX Grubu)
Bu kodlar, fatura GİB'den ayrıldıktan sonra alıcıya ulaşma sürecinde yaşanan aksaklıkları gösterir.
1210 - Doküman Bulunan Adrese Gönderilemedi: Zarfın alıcıya iletimi sırasında teknik bir sorun yaşanması. Çözüm: GİB'in otomatik 4 deneme hakkının dolması beklenmelidir.
1215 - Doküman Gönderimi Başarısız. Tekrar Gönderme Sonlandı: 1210 kodundan sonra GİB'in tüm tekrar denemelerinin (toplam 4 kez) başarısız olduğu anlamına gelir. Çözüm: E-fatura yeniden gönderilmelidir.
1220 - Hedeften Sistem Yanıtı Gelmedi: Gönderim başarılı olmuş, ancak alıcı sistem zarfı aldığını onaylamış olsa da içeriği işleyip işleyemediğine dair olumlu/olumsuz bir yanıt dönmemiştir. Bu bir hata değildir. Çözüm: 2 gün içerisinde kodun 1230 veya 1300'e dönmesi beklenmelidir. Alıcı ile iletişime geçmek süreci hızlandırır.
1230 - Hedeften Sistem Yanıtı Başarısız Geldi: Alıcı sistemin zarfı başarıyla işleyemediğini GİB'e bildirmiştir. Çözüm: Fatura yeniden gönderilmelidir.
Başarıyla Tamamlanma ve Kritik Takip
1300 - Başarıyla Tamamlandı: Bu, alıcıdan gelen sistem yanıtının 1200 - Zarf Başarıyla İşlendi anlamına geldiği ve e-faturanın sorunsuz bir şekilde alıcıya ulaştığı ve işlendiği nihai durum kodudur. Bu kod, işlemin GİB nezdinde tamamlandığını gösterir.
Durum Kodlarıyla Yasal Uyum ve Operasyonel Takip
E-fatura durum kodlarını düzenli takip etmek, işletmenizin yasal uyumunu korur. E-fatura hata kodları sayesinde muhasebe kayıtlarınıza yanlış fatura işlemelerini önler, ETTN ile faturalarınızı doğru sorgularsınız. Özellikle 1220 gibi bekleme kodlarında alıcı ile iletişime geçmek, faturalarınızın zımnen kabul edilmeden önce işlenmesini sağlayarak tahsilat süreçlerini destekler.
Faturaport İle E-Fatura Hataya Düşmeyin
E-fatura durum kodlarını bilmek ve hatalara hızlı müdahale etmek, operasyonel yükünüzü azaltır. Faturaport, karmaşık e-fatura hata kodlarını sizin için anlaşılır hale getirir, e-fatura akışını tek bir panelden şeffafça izlemenizi sağlar ve ETTN takibini kolaylaştırır.
Siz de Faturaport'un hızlı ve şeffaf e-fatura çözümleriyle tanışmak için hemen