Müşterilerinize borçlarını faturaport ön muhasebe programı üzerinden muhabakat ve cari hesap ekstresi göndererek hatırlatabilirsiniz. 

Ödeme zamanı geçen faturalar, uzun süre ödenmemiş faturalar, yapılamayan tahsilatlar... 

İş hayatının bir gerçeği. Müşterilerimizin bir kısmı ödemenisinin zamanı geçtiğini bilmesine rağmen ödeyi bekletir ve sizden birinin aramasını bekler. Çoğunlukla aramaz veya bir şekilde ödemesini hatırlatmazsanız o tahsilatı yapamazsınız.

Ödeme zamanını otuz gün geçirmiş müşteriniz olabilir veya altmış gün daha da kötüsü doksan gün boyunca ödeme alamadığınız faturalarınız olabilir. Bu durumda gerçekten çok fazla anlayışlı olmayabiliriz. Peki bu durumda bu faturaların ödenmesini nasıl sağlayabiliriz?

Bu yazımızda bu durumdaki müşterilerinize sırasıyla otuz, altmış ve doksan gün gecikmiş ödemeyi yapmasını sağlayacak bazı teknikleri ve bu teknikleri hatırlatma e-postalarınıza nasıl yansıtacağınızı bazı örneklerle anlatmaya çalışacağız.

İlk Hatırlatma E-Postası

Bir carinin ödeme vadesi geçer geçmez hatırlatma e-postası atmak çok önemlidir. Bu müşterinize durumun aciliyetini ve önemli olduğunu hissetmesini sağlar. Yazım dili samimi ve aynı zamanda kararlı olmalıdır. Genellikle vadesi geçmiş cariler dikkatsizlik sonucu oluşmuş veya unutulmuş olurlar ve kurumsal bir hatırlatma bu sorunu çözmeye yeterli olabilir.

Gecikmiş Ödeme Hatırlatma E-Postası:

  • Resmi - Bu dikkate alınması gereken önemli bir konu
  • Doğrudan, açık - Hızlı ve doğrudan açık bir dille müşterinize durumu anlatın..
  • Sade - Vadesi geçmiş faturalarda uyguladığınız prosedürleri ve sonuçlarını yazın.

Örnek olarak aşağıdaki gibi bir e-posta gönderebilirsiniz.

Sayın müşterimiz,

Cari hesabınızda bulunan gecikmeyi hatırlatırız. Hesabınızdaki gecikmiş ödemeler aşağıdaki gibidir:

Hesap bilgileri - Son ödeme tarihi - Toplam

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Carinizdeki ödemeler geciktiğinden dolayı, (gecikme faizi, sözleşmeye tabi hükümler göz önünde bulundurularak ) xxx ücret eklenecektir.
Toplam ödeme olan xxx TL borcunuzu aşağıdaki banka hesaplarımıza ( havale/eft veya tercih ettiğiniz bir ödeme yöntemi ile ) yapabilirsiniz.

Her türlü soru ve bilgi için bana xxx - xxx xx xx numaradan ulaşabilirsiniz.

İyi çalışmalar dilerim.

60 Gün Gecikmiş Hatırlatma E-Postası

Eğer carilerinizden birinin ödemesi altmış ve daha fazla geçmişse ödenme olasılığı çok az olacaktır. Bu durumda göndereceğiniz hatırlatma e-postası da daha sert olmalı ve telefon ile aranıp takip edilmelidir. Bu e-postayı çözümü sağlayabilecek kişiye veya mümkünse yöneticiye doğrudan göndermelisiniz.

Bu e-posta aşağıdakileri mutlaka içermelidir:

  • Kalın yazı tipi ile - E-postanın bazı yerlerinde ödemenin önemine işaret edecek kelimeleri kalın yazı tipi ile belirtebilirsiniz.
  • Hemen - Ödeminin bir an önce, hemen yapılması gerekliliğini belirtebilirsiniz.
  • Esnek ödeme planı - Mümkünse ödemeyi yapacak cariniz için ödeme planı oluşturabilirsiniz.

Örnek:

Sayın Müşterimiz,

Cari hesabınızda bulunan gecikmeyi önemle hatırlatırız.

Hesabınızdaki gecikmiş ödemeler ve (gecikme faizi, sözleşmeye tabi hükümler göz önünde bulundurularak ) aşağıdaki gibidir:

Hesap bilgileri - Son ödeme tarihi - Toplam

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Toplam ödeme olan xxx TL borcunuzu aşağıdaki banka hesaplarımıza ( havale/eft veya tercih ettiğiniz bir ödeme yöntemi ile ) yapabilirsiniz.

Lütfen ödemelerinizin durumunu xxx-xxx xx xx telefondan bana ulaşarak bildiriniz.

Ödemenin xx gün sonra alınmaması durumunda takibe alınacağını üzülerek belirtmek isteriz.

Teşekkürler.

90 Gün Gecikmiş Hatırlatma E-Postası

Artık ödemenin yapılmayacağına kanaat getirmiş olabilirsiniz. İletişime geçmeye çalıştığınız müşteriden tatmin edici bir dönüş alamadığınızdan dolayı yasal yollara başvurmayı düşündüğünüz durumlar da olabilir.

Bu e-posta : 

  • Keskin - Bir çok defa nezaketi ve kurumsallığı denemenize rağmen sonuç alamadınız ve bazı şeylerin artık üstüne basa basa durmalısınız.
  • Açık ve net - Ödemenin alınmamasından sonraki adımlarınızı anlatmalısınız.
  • Kısa - Kısa ve öz olmak en hızlı çözüm olabilir. Bu konuda kararlılığınızı kısaca anlatabilirsiniz. 

Örnek :

Sayın Müşterimiz,

Cari hesabınızda bulunan gecikme için hemen bir ödeme planı oluşturmamız gerekiyor. Aşağıda yer alan geciken hesaplarınız ve gecikme için ödenmesi gereken ödemeler aşağıdaki şekilde yer almaktadır:

Hesap bilgileri - Son ödeme tarihi - Toplam

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Sizinle bir çok defa iletişime geçmeye çalışmamıza rağmen dönüş alamadığımızı belirtir ve xx gün içerisinde ödenmeyen tüm hesap bilgileriniz için yasal yollara başvuracağımızı bilgilerinize sunarız. 
Toplam ödeme olan xxx TL borcunuzu aşağıdaki banka hesaplarımıza ( havale/eft veya tercih ettiğiniz bir ödeme yöntemi ile ) yapınız.

Ticari ilişkilerimizi korumak adına ödemelerinizi yapıp durumunu xxx-xxx xx xx telefondan bana ulaşarak bildiriniz.

Bu tür e-postalar her ne kadar hoş gözükmese de bazı durumlarda gerekli olabiliyorlar. Yaptığımız işlerin temeli ödemelere bağlı ve bu ödemelerin zamanında olmaması finansal açıdan şirketinizde sorunlar oluşturabilir. Yukarıda verdiğimiz örneklere umarız ihtiyaç duymazsınız. Ancak duymanız halinde umarız size yardımcı olurlar. 

Ön Muhasebe