KOBİ'ler İçin E-Fatura ve E-Arşiv Geçişindeki Adımlar
İşletmelerin e-fatura ve e-arşiv fatura sistemlerine geçişi, işletmelerin yalnızca yasal zorunluluğu yerine getirmesi değil, kağıt faturaların oluşturduğu maliyet ve karmaşıklıktan kurtulmasıyla birlikte verimlilik ve hız kazanması anlamına gelir. Ancak bu dijital dönüşüm süreci, doğru planlanmazsa karmaşık olabilir. Bu yazımızda, özellikle KOBİ'lerin e-faturaya geçişi sırasında dikkat etmesi gereken en önemli adımları ve en sık yapılan hatalardan nasıl kaçınılacağını detaylıca ele alacağız.
Keyifli okumalar dileriz.
1. Zorunluluk Durumunuzu Doğru Analiz Edin
Her KOBİ e-fatura ve e-arşiv kullanmak zorunda mıdır? Yanıt, ciro limitlerinize bağlıdır. GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı), ciro sınırlarını düzenli olarak günceller ve bu limitleri aşan tüm işletmelerin e-faturaya geçmesi zorunludur.
- Geçiş Tarihi: Limitleri aşmanız durumunda, takip eden yılın dördüncü ayının başına kadar geçişinizi tamamlamanız gerekir.
- Gönüllü Geçiş: Zorunluluk kapsamına girmeseniz bile, küçük işletme e-fatura sistemine gönüllü geçiş yaparak maliyet ve zaman avantajından faydalanabilirsiniz.
Bu e-fatura geçiş rehberinin ilk kuralı: Mevzuat değişikliklerini sürekli takip edin veya Faturaport gibi otomatik bildirim sağlayan bir sistemi tercih edin.
2. E-Fatura mı, E-Arşiv Fatura mı? Farkı Netleştirin
Geçiş sürecinde en çok kafa karışıklığı yaşanan nokta, hangi faturayı ne zaman kullanacağınızdır:
- E-Fatura: Sadece diğer e-fatura kullanıcılarına (Vergi Mükellefleri) kesilir ve GİB üzerinden iletilir.
- E-Arşiv Fatura: E-fatura kullanıcısı olmayan kurumlara veya son kullanıcılara (bireylere) kesilir ve alıcıya e-posta, SMS gibi dijital kanallardan iletilir.
KOBİ e-fatura sistemi, her iki tür faturayı da doğru zamanda ve doğru alıcıya kesmenizi sağlamalıdır.
3. Entegrasyon Modelini Doğru Seçin
Küçük işletme e-fatura geçişinde iki temel yöntem bulunur: GİB Portalı ve Özel Entegratörler.
- GİB Portalı: Ücretsizdir ancak manuel işlem gerektirir, kısıtlıdır ve büyük hacimli faturalar için pratik değildir.
- Özel Entegratör : Stok takibi, cari hesap ve muhasebe ile tam entegrasyon sağlar. E-fatura geçiş rehberi açısından en önerilen yöntemdir, çünkü tüm iş yükünü otomasyonla azaltır.
Doğru entegratör seçimi, e-fatura geçiş rehberinizin en önemli adımıdır. Entegratörünüzün KVKK ve yasal saklama yükümlülüklerini karşıladığından emin olun.
4. Mali Mühür/E-İmza Temini ve Aktivasyon
E-fatura sisteminde kestiğiniz faturaların yasal geçerliliği için bir Mali Mühür (Şirketler için) veya E-İmza (Şahıs firmaları için) sahibi olmanız gerekir. Bu, faturanın elektronik ortamdaki "ıslak imzası"dır. Başvuru süreci zaman alabileceğinden, KOBİ e-fatura geçiş sürecine başlamadan önce bu adımı tamamlamalısınız.
5. Çalışanların Eğitimi ve Test Süreçleri
Yeni sisteme geçtikten sonra personelin sistemi doğru kullanması hayati önem taşır. E-fatura geçiş rehberinin son adımı eğitimdir.
- Doğru Fatura Tipi: Çalışanlarınızın Temel/Ticari ve E-fatura/E-arşiv fatura farklarını bilmesini sağlayın.
- Fatura İptal/İade: Hata yapılması durumunda fatura iptali süreçlerini doğru uygulamayı öğrenmelerini sağlayın.
Faturaport İle E-Fatura Geçişinizi Hızlandırın ve Basitleştirin!
KOBİ e-fatura geçişi, zorlu olmak zorunda değildir. Küçük işletme e-fatura ve e-arşiv ihtiyaçlarını bilen Faturaport, geçiş sürecinizi baştan sona yönetir, Mali Mühür entegrasyonundan eğitim desteğine kadar tüm adımlarda yanınızda olur.
Siz de karmaşık süreçleri Faturaport'un kullanıcı dostu arayüzü ve uygun fiyat avantajlarıyla geride bırakmak için hemen