E-İrsaliye Zorunluluğu | Kimler Geçmeli, Nasıl Düzenlenir?
Tedarik zinciri yönetiminde hız ve doğruluk, rekabette kalmanın anahtarıdır. Bu noktada e-irsaliye devreye giriyor. Sevk irsaliyesinin elektronik ortama taşınmış hali olan e-irsaliye, lojistik ve depolama süreçlerini kökten değiştiriyor. Bu yazıda, e-irsaliye nedir sorusuna kapsamlı bir cevap verecek, işletmenizin e-irsaliye zorunluluğu kapsamına girip girmediğini nasıl anlayacağınızı anlatacak ve kolay e-irsaliye düzenleme ile e-irsaliye entegrasyonu süreçlerinin avantajlarını detaylıca inceleyeceğiz.
Keyifli okumalar dileriz.
E-İrsaliye Nedir?
E-irsaliye, kağıt sevk irsaliyesi ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olan, ancak elektronik ortamda düzenlenen, iletilen ve saklanan dijital belgedir. Amacı, malın bir adresten diğerine sevkiyatı sırasında yanında bulunması gereken bu belgenin dijitalleşmesini sağlamaktır.
A. Hız ve Şeffaflık
E-irsaliye düzenleme süreci kağıt masrafını ortadan kaldırmanın yanı sıra, irsaliyenin alıcıya anında ulaşmasını sağlar. Bu durum, sevkiyatın yola çıktığı andan teslimata kadar tüm sürecin şeffaf bir şekilde takip edilmesine olanak tanır.
B. Çevresel ve Finansal Fayda
Yoğun irsaliye kullanan firmalar için e-irsaliye kullanımı, kâğıt, baskı ve arşivleme maliyetlerinden devasa bir tasarruf anlamına gelirken, çevreye duyarlı bir işletme imajını da destekler.
E-İrsaliye Zorunluluğu: Kimler Ne Zaman Geçmeli?
E-irsaliye zorunluluğu, tıpkı e-faturada olduğu gibi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen ciro limitlerine ve sektörel kriterlere göre belirlenir.
- E-Fatura Kullanıcıları: Genellikle, e-fatura kullanmak zorunda olan veya gönüllü olarak e-faturaya geçmiş olan firmalar için e-irsaliye zorunluluğu da başlar. GİB, bu zorunluluk kapsamını her yıl yayınladığı tebliğler ile genişletmektedir.
- Sektörel Zorunluluklar: Bazı sektörler (örneğin madencilik, demir-çelik, şeker üretimi gibi) ciro limitine bakılmaksızın zorunluluk kapsamına alınabilir.
- Önemli Not: Zorunluluk kapsamına girmeseniz bile, ticari verimlilik için gönüllü geçiş yapmak, süreçlerinizi optimize eder.
Zorunluluk tarihinden sonra e-irsaliye kullanması gerektiği halde kağıt irsaliye düzenleyen işletmeler, yasal yaptırımlarla karşılaşabilir.
E-İrsaliye Nasıl Kesilir ve Nereden Düzenlenir?
E-irsaliye düzenleme işlemi, GİB'in belirlediği standartlara uygun olarak yalnızca özel entegratörler veya GİB portalları üzerinden yapılabilir. İşletmelerin büyük çoğunluğu, muhasebe ve stok sistemleriyle tam entegrasyon sağlayan işletme yazılımlarını tercih eder. Bu sistemler üzerinden e-irsaliye kesme adımları şunlardır:
- Entegratör Seçimi ve Aktivasyon: GİB'den izinli bir entegratör aracılığıyla e-irsaliye kullanıcısı olursunuz.
- Zorunlu Bilgi Girişi: Sevkiyatı yapılacak malın cinsi, miktarı, alıcının VKN/TCKN bilgileri ve en önemlisi Sevk Tarih/Saati sisteme girilir.
- Mali Mühür Onayı: Düzenlenen e-irsaliye, Mali Mühür veya E-İmza ile elektronik olarak imzalanır.
- Otomatik Gönderim: İmzalanan irsaliye, GİB üzerinden alıcının sistemine otomatik olarak iletilir. Bu sayede, kağıt irsaliyeyi araca koyma zorunluluğu ortadan kalkar. Doğru e-irsaliye entegrasyonu ile bu süreç saniyeler sürer.
E-İrsaliye Düzenleme ve E-İrsaliye Entegrasyonu Süreci
E-irsaliye düzenleme süreci, kağıt irsaliyenin dijital ortamda doldurulması temeline dayanır. Ancak bu süreci yönetmek için bir entegratör veya işletme yazılımı kullanmak gerekir.
- Entegrasyon: Başarılı bir e-irsaliye entegrasyonu, muhasebe (e-fatura) ve stok/depo yönetimi programınızla tam uyum içinde olmalıdır. Mal çıkışı yapılırken otomatik olarak irsaliye oluşturulması, hataları önler ve zaman kazandırır.
- Zorunlu Bilgiler: E-irsaliyede, tıpkı kağıt irsaliyede olduğu gibi malın gönderileceği yer, alıcının VKN/TCKN bilgileri, sevk tarihi ve saati, miktarı gibi bilgiler zorunludur.
- Cevap Süreçleri: Alıcı, teslim aldığı e-irsaliye için "Kabul", "Kısmi Kabul" veya "Ret" bildirimini yasal süreler içinde GİB üzerinden iletebilir.
Lojistiğinizi Hızlandırın: Faturaport ile E-İrsaliye Yönetimi
Genişleyen e-irsaliye zorunluluğu ağına hızlı ve sorunsuz bir şekilde uyum sağlamak için Faturaport, size tam entegre bir çözüm sunar. Faturaport ile e-irsaliye düzenleme süreci basitleşir, stok kayıtlarınızla otomatik eşleşir ve kolay e-irsaliye entegrasyonu sayesinde sevkiyatlarınızın takibi saniyeler içinde yapılır. Lojistik süreçlerinizi dijitalleştirerek maliyet ve zamandan tasarruf edin.
İşletmenizi e-irsaliye zorunluluğuna uyumlu hale getirmek ve lojistik süreçlerinizi hızlandırmak için hemen